Protection et traitement des données (confidentialité)

La présente notice relative à la protection et au traitement des données du site totalsalary.ch, du logiciel Total Salary et des bases de données des clients, fournisseurs et utilisateurs conservées et gérées par Studiosoft Sagl (ci-après également « nous » ou « TOTAL SALARY ») informe les clients, fournisseurs et utilisateurs (ci-après « vous » ou « utilisateurs ») de nos services, offres et produits (ci-après « services ») de la collecte et du traitement de leurs données (données personnelles ainsi que données non personnelles ; ci-après « données »).

1. Introduction

Nous vous informons ci-dessous, entre autres, de l’identité du responsable du traitement de vos données, des données que nous collectons dans le cadre de votre utilisation de nos services, des finalités pour lesquelles nous traitons ces données et des destinataires auxquels nous les transmettons éventuellement. Nous vous informons également de la durée du traitement de vos données, de la base juridique du traitement (lorsqu’une telle base est nécessaire), ainsi que des droits dont vous disposez à notre égard concernant le traitement de vos données. La présente notice relative à la protection des données s’applique à toutes vos données déjà en notre possession ou qui le seront à l’avenir. Veuillez noter que cette notice peut être modifiée de temps à autre. La version actuelle mise à jour, publiée sur www.totalsalary.ch, fait foi.

On entend par données personnelles toutes les informations se rapportant à une personne identifiée ou identifiable (ci-après « données personnelles »). Il s’agit notamment d’informations telles que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse électronique et, le cas échéant, les adresses IP et les identifiants d’appareils. Dans la présente notice relative à la protection des données, le terme générique « données » englobe, outre les données personnelles, les données non personnelles et les données anonymisées. On entend par traitement toute opération relative à des données, quels que soient les moyens et procédés utilisés, notamment la collecte, la conservation, l’utilisation, la modification, la communication, l’archivage ou l’effacement de données (ci-après « traitement »). Si vous nous fournissez des données personnelles concernant d’autres personnes, assurez-vous que celles-ci ont connaissance de la présente notice relative à la protection des données et ne nous communiquez leurs données que si vous y êtes autorisé en vertu du droit applicable en matière de protection des données.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données au sens de la présente notice relative à la protection des données est totalsalary.ch - STUDIOSOFT Sagl à Chiasso, Corso San Gottardo 73, Suisse. Pour toute question ou demande concernant la protection des données, veuillez vous adresser à notre service de protection des données (joignable à l’adresse info@studiosoft.ch).

3. Catégories de données traitées

Nous collectons certaines données lors de l’utilisation de nos services et de nos logiciels et lors de contacts avec totalsalary.ch (p. ex. lors de la consultation de nos sites web, de l’utilisation de l’une de nos applications mobiles ou d’un autre de nos services numériques, de la conclusion d’un contrat, de l’inscription ou de la connexion au compte utilisateur, ou lors de contacts avec nos collaborateurs). En règle générale, nous collectons ces données directement auprès de vous. Dans certains cas, il peut arriver que nous recevions les données d’autres personnes (p. ex. lorsqu’un tiers soumet une évaluation ou un commentaire vous concernant, lorsque votre employeur nous fournit vos coordonnées ou lorsqu’une entreprise avec laquelle vous entretenez une relation contractuelle nous transmet vos données).

Les données personnelles que nous traitons peuvent comprendre les données suivantes :

• Données qui nous sont communiquées lors de l’inscription à l’un de nos services (p. ex. nom, coordonnées, sexe, état civil, date de naissance, titre professionnel, photo, proches, collaborateurs, langue, informations de paiement, données de connexion, etc.).
• Données relatives aux offres et aux contrats conclus (p. ex. date, type, contenu, produit, parties, durée, valeur, modifications du contrat, informations de paiement, coordonnées, personnes de contact, adresses de facturation et de correspondance, retours clients, résiliations, litiges, etc.).
• Données identifiées ou communiquées lors de l’utilisation de nos services par des utilisateurs inscrits ou non inscrits. Il s’agit notamment de l’adresse IP et MAC ou de l’identifiant de l’appareil utilisé, des cookies, des pages consultées par les utilisateurs et des termes de recherche qu’ils saisissent, des saisies dans les champs de texte, des réservations, des évaluations, de l’heure et de la durée des visites, des clics, des réactions aux offres de totalsalary.ch et de tiers, des URL de provenance/de sortie, des informations sur le moment de l’utilisation, le type de navigateur et d’appareil, le système d’exploitation et le fournisseur d’accès à Internet utilisés, ainsi que sur la quantité de données transmises. Cela comprend également les données publiées ou communiquées par l’intermédiaire de nos services (y compris les éventuels services de tiers intégrés) (p. ex. images, textes, commentaires, évaluations, réservations, vidéos, etc.). Nous pouvons relier des données personnelles liées à l’un de nos services à des données provenant d’un autre service.
• Données échangées lors de contacts avec nous ou en rapport avec ceux-ci (p. ex. communication par lettre, téléphone, fax, courrier électronique, messages texte et multimédias (SMS/MMS), messages vidéo ou messagerie instantanée, réactions aux communications et offres de totalsalary.ch, canaux de communication privilégiés, etc.).
• Données que vous ou des tiers communiquez lors de la participation à des jeux-concours, sondages et activités similaires.
• Certains services de totalsalary.ch peuvent collecter et conserver des données de localisation lorsque la fonction de géolocalisation de l’appareil utilisé est activée.
• Données qui nous sont fournies par des tiers avec lesquels nous entretenons des relations commerciales (p. ex. entrées d’annuaires, bases de données d’adresses, modifications d’entrées de bases de données, données de solvabilité, indications relatives aux personnes de contact internes aux entreprises, etc.).
• Données provenant de sources publiques (p. ex. inscriptions au registre du commerce, autres annuaires, etc.).

Les données précitées ne sont pas toujours des données personnelles. En règle générale, nous ne sommes pas en mesure d’attribuer à des personnes nommément identifiées les données générées lors de l’utilisation de nos services sans inscription (p. ex. au moyen d’un compte utilisateur). Dans certains cas particuliers, cela peut toutefois être possible en combinaison avec d’autres données.

Pour utiliser nos services, vous devrez éventuellement fournir certaines données personnelles nécessaires ou prescrites par la loi pour l’établissement et la gestion de la relation contractuelle et l’exécution des obligations contractuelles qui y sont liées. Sans ces données personnelles, nous ne serons en principe pas en mesure de conclure et d’exécuter le contrat ou de fournir un service déterminé.

La journalisation des accès à nos services numériques et la collecte des données de connexion qui y est associée (comme l’adresse IP) sont également nécessaires ; cette fonctionnalité s’active automatiquement lors de l’utilisation et ne peut pas être suspendue pour certains utilisateurs. Par conséquent, si vous n’acceptez pas la collecte de ces données, vous devez renoncer à utiliser nos services.

4. Finalités du traitement et bases juridiques

Dans la mesure permise par le droit applicable, les données personnelles seront traitées notamment aux fins suivantes :

• établissement, conclusion, exécution et mise en œuvre de contrats ;
• offre, développement et amélioration de nos services, développement de nouveaux services, exploitation, maintenance, optimisation et garantie de la sécurité de nos services et de notre infrastructure ;
• gestion des utilisateurs de nos services, contrôles d’identité, connexions et autres authentifications ;
• entretien, administration et développement de nos relations avec la clientèle, communication avec les clients et les tiers, service à la clientèle et assistance, promotions, publicité et marketing, création de profils utilisateurs, offre de services personnalisés et de contenus pertinents ;
• gestion et publication d’annuaires (sur papier, sur supports de données et/ou sur Internet), gestion, comparaison et mise à jour de bases de données, y compris les répertoires centraux d’adresses et de coordonnées concernant notre entreprise et les entreprises avec lesquelles nous entretenons une relation contractuelle ;
• protection des utilisateurs, de nos collaborateurs et des tiers, ainsi que protection de nos données, secrets et actifs, sécurité de nos systèmes, bâtiments et autres infrastructures ;
• contrôle de la qualité, études de marché, calcul de statistiques, rédaction de rapports, élaboration d’informations pertinentes pour la gestion de l’entreprise, administration et développement de l’entreprise, de notre offre et de nos activités, acquisition et cession d’unités commerciales, de sociétés et de parties de celles-ci ;
• respect des obligations légales et réglementaires et des règles internes, application du droit, procès civils, administratifs et pénaux, réclamations, lutte contre les abus, enquêtes et réponse aux demandes des autorités et services administratifs.

Nous pouvons également traiter des données personnelles à d’autres fins, dans la mesure où une obligation légale impose ce traitement, où nous en informons ailleurs ou lorsque le traitement pouvait être déduit des circonstances au moment de la collecte des données.

Nous utilisons les données personnelles aux fins précitées sur les bases juridiques suivantes, dans la mesure où cela est nécessaire en vertu du droit applicable en matière de protection des données :

• exécution du contrat ;
• respect d’obligations légales ;
• consentement qui nous est donné ou qui est donné à des tiers ;
• intérêts légitimes de notre part et de tiers, notamment :
• offre et fourniture de services ;
• publicité et marketing ;
• entretien des contacts et communication avec les utilisateurs et les tiers ;
• compréhension du comportement, des préférences et des besoins des utilisateurs, études de marché ;
• développement et amélioration de nos services, développement de nouveaux services ;
• gestion des utilisateurs, contrôles d’identité, connexions, authentifications ;
• protection des utilisateurs, de nos collaborateurs et des tiers, de nos données, secrets, infrastructures et actifs ;
• maintien et garantie de la sécurité, de l’efficience et de l’efficacité de l’organisation des activités de l’entreprise, y compris une gestion sûre, efficiente et efficace ainsi que le développement des services numériques et des autres systèmes informatiques, élimination des dysfonctionnements ;
• gestion et développement appropriés de l’entreprise, vente ou achat d’unités commerciales, de sociétés ou de parties de sociétés et autres opérations relevant du droit commercial ;
• respect des obligations légales et réglementaires et des règles internes, application du droit, procédures civiles, administratives et pénales, réclamations, lutte contre les abus, enquêtes et réponse aux demandes des autorités.

5. Publication et transmission de données

Nous pouvons publier et transmettre des données comme indiqué ci-dessous :

Publication

Certains de nos services prévoient la publication de données. En règle générale, les données publiées peuvent être consultées partout, y compris en dehors de la Suisse. Par exemple, les données figurant dans les annuaires publiés sont accessibles au public (p. ex. sur Facebook.com, sur Linkedin.com, etc.). Les données publiées au moyen des fonctions correspondantes de nos services (p. ex. publications, images, textes, vidéos, commentaires, évaluations, etc.) peuvent également être accessibles au public. Il en va de même pour le nom d’utilisateur utilisé dans ce contexte. Les données publiées peuvent également être publiées par nous ou par des tiers sur d’autres plateformes et dans d’autres médias (p. ex. imprimés), avec les adaptations appropriées le cas échéant. Les données publiées sur nos services sont probablement également indexées par des moteurs de recherche (p. ex. Google) ou diffusées ultérieurement par des tiers, ce sur quoi nous n’avons aucune influence ; par conséquent, ces données peuvent rester accessibles au public dans tous les pays du monde même après leur éventuelle suppression chez nous.

Sous-traitants

Nous pouvons confier à des tiers l’exécution de certaines prestations (p. ex. dans les domaines de l’informatique, de la gestion des applications, de l’administration, de l’impression, de l’expédition, etc.) ainsi que le traitement et la conservation de données (les « sous-traitants »). Les sous-traitants peuvent accéder à des données personnelles et les traiter pour notre compte. À cet égard, nous obligeons les sous-traitants à respecter le droit en matière de protection des données et à ne traiter les données que comme nous le faisons nous-mêmes. Les sous-traitants susceptibles de recevoir des données personnelles peuvent être situés dans n’importe quel pays, notamment en Suisse, dans les pays de l’UE et de l’EEE et aux États-Unis.

Partenaires contractuels

Nous pouvons transmettre des données à des partenaires contractuels (par exemple des partenaires de vente, prestataires, clients, fournisseurs, entreprises financières, etc.). Cela a lieu, par exemple, pour remplir des obligations contractuelles, offrir certains services, comparer, valider et mettre à jour des bases de données (y compris les répertoires centraux de nos adresses et coordonnées et de celles de nos partenaires contractuels), à des fins de recouvrement et de marketing, pour analyser l’utilisation et gérer nos services, nos systèmes et notre infrastructure, ainsi que pour exécuter les paiements. Les destinataires possibles peuvent également être des acquéreurs ou des personnes intéressées par l’acquisition d’unités commerciales, de sociétés ou de parties de celles-ci. Les partenaires contractuels peuvent accéder aux données personnelles et les traiter à leurs propres fins (par exemple pour exécuter le contrat ou remplir leurs propres obligations légales). Ils sont tenus, à cet égard, de respecter les lois applicables en matière de protection des données. Les partenaires contractuels susceptibles de recevoir des données personnelles peuvent être situés dans n’importe quel pays, notamment en Suisse, dans les pays de l’UE et de l’EEE et aux États-Unis.

Transmission aux autorités et autres transmissions pour des motifs juridiques

Dans certaines situations, nous pouvons communiquer des données aux autorités, services et autres tiers (p. ex. en rapport avec des demandes émanant d’autorités ou des demandes officielles, des enquêtes et vérifications, des enquêtes administratives ou pénales, des procès civils et/ou pénaux). Nous le faisons lorsque cela nous est demandé officiellement ou par des autorités, lorsque nous estimons y être tenus ou lorsque nous pouvons ainsi traiter des cas de fraude ou des failles de sécurité ou protéger les droits et la propriété de totalsalary.ch. Si des données qui ne sont pas déjà publiques en elles-mêmes sont transmises dans un pays ne disposant pas d’une protection adéquate des données, nous assurons une protection adéquate au moyen de garanties contractuelles suffisantes, notamment sur la base des clauses contractuelles types de l’UE ou des Binding Corporate Rules, ou en nous fondant sur les exceptions du consentement, de l’exécution du contrat, de la constatation, de l’exercice ou de la mise en œuvre de prétentions juridiques, d’intérêts publics prépondérants, ou parce que cela est nécessaire à la protection de l’intégrité d’une personne concernée. Lorsque le droit applicable en matière de protection des données le prévoit, vous pouvez obtenir auprès de notre service de protection des données, pour vos données personnelles, une copie des garanties contractuelles ou savoir où en faire la demande. Nous nous réservons le droit de caviarder ces copies pour des raisons découlant de la législation sur la protection des données ou pour préserver le secret.

6. Durée de conservation

Nous conservons les données personnelles aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles nous les avons collectées. Certaines données personnelles sont en outre soumises à des obligations de conservation juridiquement contraignantes de dix ans ou plus, que nous respectons. Nous pouvons également conserver des données personnelles au moins pendant la durée des délais de prescription applicables, qui sont, dans plusieurs cas, de cinq ou dix ans. Les données personnelles générées dans le cadre de l’utilisation de nos services (p. ex. procès-verbaux, journaux, analyses, etc.) et qui ne sont pas soumises à de tels délais de conservation ou de prescription sont en principe effacées plus tôt, dès que l’intérêt à leur traitement disparaît. Les données peuvent également être conservées plus longtemps sous une forme anonymisée. Sauf accord contractuel exprès, nous ne sommes pas tenus envers vous de conserver les données pendant une durée déterminée.

7. Cookies, outils d’analyse web et de suivi et autres technologies

Nous utilisons différentes technologies courantes pour enregistrer, conserver et analyser les données lorsque vous utilisez nos services.

Ces technologies comprennent notamment les cookies, grâce auxquels votre navigateur ou votre terminal peut être identifié. Un cookie est un petit fichier envoyé à votre ordinateur ou enregistré automatiquement par le navigateur utilisé sur votre ordinateur ou appareil mobile lorsque vous accédez à l’un de nos services. Si vous accédez de nouveau à un service, celui-ci pourra reconnaître votre navigateur ou votre terminal grâce au cookie. Les cookies peuvent enregistrer des paramètres utilisateur et d’autres informations. Outre les cookies dits de session, qui sont automatiquement supprimés après une visite de nos services, nous utilisons également des cookies temporaires et permanents qui restent enregistrés plus longtemps sur votre ordinateur ou appareil mobile. Les cookies utilisés servent principalement à vous proposer de manière plus simple et plus sûre les fonctionnalités des différents services (comme la connexion au compte utilisateur).

En outre, les informations collectées au moyen des cookies nous permettent d’améliorer nos services conformément aux souhaits des clients et de vous proposer des offres et des messages publicitaires personnalisés. Nous considérons qu’en utilisant nos services et leurs fonctions (p. ex. choix de la langue, connexion automatique), l’utilisateur consent à l’utilisation de ces cookies. Vous pouvez bloquer l’utilisation des cookies ou les supprimer dans les paramètres de votre navigateur. Veuillez noter qu’en l’absence de consentement aux cookies, il est possible que toutes les fonctions d’un service ne puissent pas être pleinement utilisées et qu’en cas de suppression des cookies, les éventuels cookies de désactivation que vous avez définis seront également supprimés. Ces cookies de désactivation devraient alors être réactivés lors d’une nouvelle visite du service concerné. Dans le cas contraire, vous serez reconnu comme un nouvel utilisateur et il sera nécessaire de collecter à nouveau vos données.

Outre les cookies, nous pouvons utiliser d’autres technologies (p. ex. pixels, balises web, tags, identifiants publicitaires) pour analyser l’utilisation de nos services, les personnaliser et vous afficher des offres et des messages publicitaires personnalisés. Lors de l’envoi de newsletters et de courriers électroniques, nous pouvons par exemple utiliser des technologies qui nous permettent d’analyser quels contenus intéressent les utilisateurs et si, quand et comment ils réagissent à nos offres (p. ex. en téléchargeant des images dans un courrier électronique, en cliquant sur des URL contenues dans un courrier électronique ou sur un site web, en renseignant les données de formulaires, etc.). Nous considérons qu’en utilisant de telles fonctions, l’utilisateur consent à l’utilisation des technologies correspondantes.

Enfin, nous utilisons des outils courants d’analyse web et de suivi pour évaluer et analyser l’utilisation de nos services. Ces outils, fournis principalement par des tiers, nous offrent des informations et des statistiques sur l’utilisation de nos services, nous aidant à mieux la comprendre et à adapter en conséquence nos services aux besoins des utilisateurs. serveurs de Google aux États-Unis et y sont conservées. L’anonymisation de l’adresse IP a été activée sur nos services pour Google Analytics. Votre adresse IP est donc d’abord abrégée par Google au sein des États membres de l’Union européenne ou dans d’autres États parties à l’EEE. Ce n’est que dans des cas exceptionnels que l’adresse IP complète est transmise à un serveur de Google aux États-Unis et y est abrégée. Google utilise ces informations pour analyser l’utilisation du site web concerné, établir des rapports sur les activités du site et fournir à l’exploitant du site d’autres services liés à l’utilisation du site et d’Internet.

Veuillez noter que des tiers sélectionnés (p. ex. des partenaires publicitaires) peuvent également utiliser des cookies et d’autres technologies sur nos services pour analyser l’utilisation des services, personnaliser les services eux-mêmes et vous afficher des offres et des messages publicitaires personnalisés. Vous trouverez ici un aperçu des tiers avec lesquels nous collaborons dans ce domaine. Leurs propres dispositions relatives à l’utilisation et à la protection des données s’appliquent au traitement des données par ces tiers.

8. Plugins de réseaux sociaux et intégration d’offres de tiers

Nous intégrons dans nos services des plugins de réseaux sociaux (p. ex. Facebook, Linkedin, Twitter, etc.). Ces plugins facilitent le partage de contenus sur ces plateformes.

Lorsque vous consultez nos services qui contiennent de tels plugins, une connexion avec le serveur du fournisseur concerné peut être établie automatiquement. Dans ce contexte, certaines données (comme l’heure de la visite du service, le type de navigateur, l’adresse IP) sont collectées et conservées par ce serveur. Si vous disposez d’un compte utilisateur auprès de l’un de ces fournisseurs, celui-ci pourra attribuer ces informations à votre profil. Si vous interagissez en outre avec ces plugins (p. ex. en cliquant sur le bouton « J’aime » ou en laissant un commentaire), ces informations seront également transmises au fournisseur, conservées par celui-ci et éventuellement publiées. En cas d’utilisation d’un service de connexion sociale (p. ex. Facebook Connect), le fournisseur pourra nous transmettre des données personnelles vous concernant présentes dans ses fichiers, telles que votre nom, votre adresse électronique et votre photo de profil.

Nous intégrons également dans nos services des services de tiers qui vous permettent d’interagir avec des clients et d’autres utilisateurs de totalsalary.ch ainsi qu’avec des tiers (p. ex. pour effectuer une réservation au moyen d’un service de réservation ou pour formuler des évaluations et des commentaires). À cet égard, les données éventuellement indiquées sont transmises à ces tiers pour le traitement et l’exécution de la prestation de service correspondante ou sont traitées directement auprès de ces tiers.

Veuillez noter que les dispositions de ces tiers relatives à l’utilisation et à la protection des données s’appliquent au traitement des données par ceux-ci.

9. Droits des personnes concernées

Toute personne concernée dispose d’un droit d’accès aux données personnelles la concernant. La personne concernée a également le droit d’exiger de nous la rectification, l’effacement et la limitation des données la concernant, ainsi que de s’opposer à un tel traitement de données personnelles. L’exercice de ces droits suppose en règle générale que la personne concernée puisse prouver sans équivoque son identité. Lorsque le traitement des données personnelles repose sur un consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment par la personne concernée. Dans les États de l’UE ou de l’EEE, la personne concernée a le droit, dans certains cas, de recevoir les données générées lors de l’utilisation de services en ligne dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine permettant leur réutilisation et leur transmission. Les demandes liées à ces droits doivent être adressées au service de protection des données (voir le chiffre 2 ci-dessus). Nous nous réservons le droit de limiter les droits de la personne concernée dans les limites de la législation actuellement applicable et, par exemple, de ne pas fournir d’informations complètes ou de ne pas effacer les données. Nous attirons également votre attention sur le fait qu’après l’effacement de vos données personnelles, une partie ou la totalité des services pourrait ne plus être utilisable ou disponible.

Si nous prenons automatiquement une décision concernant une personne qui produit des effets juridiques à l’égard de la personne concernée ou l’affecte de manière similaire de façon significative, celle-ci peut s’adresser à une personne compétente de notre entreprise en lui demandant de réexaminer cette décision automatisée, ou demander d’emblée une appréciation humaine, dans la mesure où le droit applicable le prévoit. Dans ce cas, la personne concernée pourrait ne plus pouvoir utiliser certains services automatisés. La personne sera informée séparément.

Toute personne concernée a le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente de protection des données. Pour un responsable du traitement en Suisse, il s’agit du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (http://www.edoeb.admin.ch).